グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。 私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
高原真由美(2013), 『徹底図解 成果が必ず出る! ビジネス整理術』, 日本文芸社. 【ライタープロフィール】 佐藤舜 中央大学文学部出身。専攻は哲学で、心や精神文化に関わる分野を研究。趣味は映画、読書、ラジオ。人生ナンバーワンの映画は『セッション』、本は『暇と退屈の倫理学』。好きな芸人はハライチ、有吉弘行、伊集院光、ダウンタウン。
3つの方法を説明します。 まずは、必要性に応じて適切な情報共有ツールを選び、活用すること。多くの企業が導入しているのが「 Googleドライブ 」です。Googleドライブでは、テキストや表といったデータをクラウド上に保存し、共同で閲覧・編集できます。 また、同じGoogle社の「 Googleカレンダー 」では、カレンダーをオンラインで共有するため、メンバーのスケジュールを一目で確認可能です。多くの人が使い慣れているであろうWord・Excel・Power Pointといった「 Microsoft Office 」のソフトでも、オンラインで共同作業ができます。 ほかにも、さまざまな強みや個性を備えたツールがたくさんリリースされています。情報共有ツールを比較し、今のツールを見直すことで、仕事の効率を上げられるかもしれませんよ。 別のコラム「 ナレッジマネジメントの意味とは? 成功事例&失敗事例でサクッと把握! 」では、情報共有に便利なツールを4つ紹介しています。情報共有ツールを具体的に知りたい方はもちろん、情報共有と切っても切り離せない「ナレッジマネジメント」に興味がある方も、ぜひご参照ください。 チームで情報共有する方法2:ファイル管理のルールをつくる ファイル管理のルールをつくることも重要です。多くの企業では、仕事に使うデータファイルがクラウド上に保存されているはず。しかし、 データを探し出すのに時間がかかったり、データが存在するのに閲覧できなかったり といった状態だと、情報共有できているとはいえませんよね。 情報共有を円滑に行なうには、ファイル管理のルールを整備する必要があります。一般社団法人日本ライフオーガナイザー協会代表理事で、整理術に詳しい高原真由美氏は、 共有ファイルの運用方法 を以下のように提案しています。 ファイルの命名ルールを決める ファイルの名前は重要です。自分しか使わない個人的なデータなら、自分がわかる名前をつければいいですが、大勢で共有するファイルの場合、そうはいきません。 たとえば、直近のプレゼンテーションで使用する資料のファイル名を「A社用プレゼン資料」としたらどうでしょう?
情報共有は社員一人一人がその重要さを理解しなくてはスムーズに導入を進めることができません。正しい情報共有を理解した上で、これからの業務をおこないましょう。
情報共有ツールのメリットとおすすめ5選!作業効率が向上! | WeWork 働き方改革の推進やテレワークの拡大に伴い、業務効率化の必要性が高まっています。そんな業務の効率化を図る方法のひとつに、情報共有があります。具体的には、チャットツールやファイル共有ツールなどを使って、社内の情報共有を活性化させることが施策として有効です。 とはいえ、「情報共有ツールってどれを利用したらいいのか分からない…」という方は多いでしょう。そこで本記事では、社内でのスムーズな情報共有に役立つ、おすすめのツールを5つ紹介します。 【この記事は 約6分 でお読みいただけます】 情報共有とは? 情報共有とは、従業員一人ひとりが持つ情報をチーム内で共有し、業務の効率化や個人のスキルアップに役立てることを意味します。情報共有がうまく行えていない社内では、業務効率が低下してしまうため、常日頃から情報共有を盛んに行うことが欠かせません。 社内における情報共有の重要性 業務の効率化を図り、お互いに信頼できるチームを築くためには、こまめな情報共有が重要 です。情報共有がスムーズにできていれば、仕事の抜け漏れや従業員同士の認識の差が出にくくなるため、業務効率が格段に上がります。 また、 情報共有を盛んに行うことにより、コミュニケーションが活性化するため、社内の人間関係が良好になるといったメリット も期待できます。 情報共有をスムーズに進めるために必要なツールの活用 社内で情報共有を円滑に進めるためには、どんな施策が必要なのでしょうか?
業務の生産性を上げる 情報共有は、業務の生産性の向上のためにも行います。業務において、顧客情報や市場調査などの情報収集は必要不可欠ですが、手間と時間がかかります。しかし、過去に情報収集したノウハウを共有すれば、新たに一から調べ直す必要がありません。 情報共有は、情報収集の二度手間を防ぎ、業務の生産性の向上に繋がります。 4. 社員同士でコミュニケーションを取る 情報共有は、社員同士のコミュニケーションの手段になります。コミュニケーションは、業務を進めるうえで重要であり、特に社員数や部門数の多い会社では必要不可欠です。 情報共有はコミュニケーションの手段にもなり、たとえ、日報や進捗の報告であっても、メンバー同士の交流を深めるきっかけとなります。 5.
社会人になると『 報・連・相 』を心がけるよう、繰り返し言われるようになります。 ですが、そもそも 『情報共有』はなぜ必要なのでしょうか? また、 情報共有が不足していることで、どんな問題が発生するのでしょうか?
情報の共有化方法は以下のとおりです。 また、共有化を図る際に気をつけるべきポイントは以下の2つです。 ■目的の明確化 ■共有されやすい雰囲気づくり 共有された情報は企業にとって資産となります。最初は微々たる変化しか生じなくても、やがては大きな力になるでしょう。 以上を踏まえて情報の共有化を図り、ビジネスに役立てましょう。
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情報共有を行うことは、業務の効率化やトラブルの早期発見など組織としての成果に繋がります。 しかしながら、そもそも意味があるのかと感じていたり、必要性は理解できるもののどうやって進めれば良いのかわからなかったり、課題を感じている方は多いのではないでしょうか。 この記事では、情報共有の正しい進め方のポイントと効率化を図るための方法についてご紹介します。情報共有の進め方を学び、会社や組織の成果に繋げましょう。 情報共有とは ビジネスシーンにおいて、情報共有を求められることが多いと思いますが、そもそも情報共有とは何なのでしょうか? 情報共有を進めるために、まずは情報共有の概要とその目的を把握しましょう。 情報共有の流れ 情報共有は、情報を収集、整理、共有する流れで行われます。「共有」することに意識が向きますが、実は収集〜整理までも非常に重要です。 どこからどのような情報を収集するかによって、共有できる情報の質に影響しますし、集めた情報を正しく整理できないと、活用しづらい情報になってしまいます。情報共有では、情報を収集、整理、共有する一連の流れを意識しましょう。 なぜ情報共有をするのか では、なぜ情報を共有するのでしょうか? 情報共有の理由は、以下の5点が挙げられます。 情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積する ナレッジを広く共有する 業務の生産性を上げる 社員同士でコミュニケーションを取る 新たな発想を生む 情報共有は共有して終わるのではなく、情報が活用され、会社にメリットが得られてこそ意味があります。以下で、それぞれの詳細をみていきましょう。 1. 情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積する 情報共有は、情報を取捨選択し、必要な情報を蓄積するために行います。情報過多な現代では、集めた情報の中から、組織の目標に対して必要な情報を取捨選択する必要があります。 組織内で情報共有をすることによって、メンバーそれぞれがもっている良質な情報を組織として収集でき、そこから必要な情報を取捨選択することに繋がります。情報共有をしないことには、メンバー個々がどんな情報をもっているのかがわからないため、情報を取捨選択する土俵にも立てません。 2. ナレッジを広く共有する 次に、情報共有は、ナレッジを広く共有するために行います。ナレッジは、業務を通じて培ったノウハウや知識です。 ナレッジを個人のみが保有している状態では、会社全体のパフォーマンスを向上できません。情報共有を徹底することで、ナレッジが会社全体に共有され、多くの社員の課題解決のスピードを上げる目的があります。 3.